Care4BrittleBones zet zich in voor een betere kwaliteit van leven voor mensen met OI

Klachten

Inleiding

Stichting Care4BrittleBones waardeert de relatie met de OI-gemeenschap, sponsoren, onderzoekers en iedereen die werkt aan het verbeteren van de kwaliteit van leven van mensen met OI. We evalueren voortdurend de kwaliteit van onze activiteiten om ervoor te zorgen dat we de doelstellingen van onze stichting realiseren.

We zijn ons er echter van bewust dat fouten -zowel reëel als in de perceptie van anderen- kunnen worden gemaakt. In het geval u ontevreden bent over het gedrag van een van onze leden van de stichting, onze acties en / of enig aspect van de activiteiten die wij sponsoren, verzoeken wij u ons dit zo spoedig mogelijk te laten weten. Uw opmerkingen zullen serieus worden genomen en samen met u zullen we een geschikte oplossing zoeken.

Oplossing door persoonlijk contact

Vaak kunnen problemen / klachten worden opgelost door persoonlijk contact, persoonlijk of telefonisch. We adviseren daarom in de eerste instantie om persoonlijk contact op te nemen om eventuele problemen aan te pakken.

Als dit niet mogelijk is of als u geen persoonlijk contact met een bepaalde persoon wilt, nodigen wij u uit contact op te nemen met Peter Kemper, ons Data Privacy-focalpoint (of Piet van Erk (Finance Manager) in het geval uw klacht over Peter Kemper gaat).

Formele (e-mail) Klachtenprocedure

Wilt u uw probleem / klacht niet oplossen door persoonlijk contact of denkt u dat uw probleem / klacht niet geschikt is voor deze aanpak, dan nodigen wij u uit om uw probleem / klacht per e-mail te delen. Stuur een e-mail naar Peter Kemper, ons Data Privacy focalpoint (of Piet van Erk (Finance manager) in het geval uw klacht over Peter Kemper gaat). Klachten kunnen ook anoniem worden ingediend door een persoon die u vertrouwt ons uw klacht toe te laten sturen en uw identiteit niet bekend te maken. Elke klacht zal met dezelfde aandacht en respect worden behandeld, ongeacht hoe deze wordt ingediend.

We verzoeken u de volgende informatie op te nemen bij het indienen van een klacht:

  • Naam (organisatie)
  • Naam (persoonlijk)
  • Adres
  • Postcode stad
  • Telefoon
  • e-mailadres
  • Beschrijving van het probleem / klacht
  • Gewenste oplossing / reactie
  • Eerdere contacten met Care4BrittleBones over de klacht / kwestie
  • Al het andere dat belangrijk is om vanuit jouw perspectief te delen

Als alternatief kunt u uw probleem / klacht telefonisch delen met Dagmar Mekking (onze directeur). Zorg ervoor dat u naar deze formele klachtenprocedure verwijst voor verdere afhandeling. Dagmar stuurt de e-mail namens u en stuurt u een CC van de geregistreerde klacht.

Werkwijze

  • Na ontvangst van uw Probleem / Klacht zullen we de ontvangst van uw klacht bevestigen
  • We zullen uw klacht registreren in het Care4BrittleBones-klachtenregister.
  • Als eerste stap zullen we alle feiten verzamelen die nog niet zijn besproken. Dit omvat het bespreken van de kwestie met de persoon (personen) waarnaar in uw klacht wordt verwezen.
    • Follow-up: Ons doel is om zo snel mogelijk met een geschikt antwoord / oplossing te komen. In de meeste gevallen nemen we binnen enkele dagen contact met u op om de volgende stappen te bespreken.
    • Mogelijk wordt u gecontacteerd voor meer informatie. Algemene doelstelling is om uw probleem / klacht binnen 3 weken te adresseren. Als deze termijn niet kan worden gehaald, wordt u hiervan op de hoogte gesteld. U wordt schriftelijk op de hoogte gebracht van het resultaat van de procedure.

De klachtenregistratie zal regelmatig worden besproken met het Bestuur van Care4BrittleBones om volledige transparantie te garanderen over mogelijke klachten en follow-up van klachten.

Speciale gevallen

In speciale gevallen moeten we mogelijk om extern advies vragen. We zullen dit doen met in achtname van  geheimhouding en respect voor uw privacy. U wordt op de hoogte gebracht van dergelijke externe advies omdat dit vertragingen kan veroorzaken bij het bieden van een adequate oplossing.

Concluderend:

We hebben geen klachten ontvangen sinds Care4BrittleBones in 2012 is opgericht. Hoewel we hier trots op zijn, willen we ook iedereen aanmoedigen om  vragen of twijfels over de manier van werken van Care4BrittleBones vroegtijdig en open in welk formaat dan ook met ons te delen! We zien het als een manier om de kwaliteit van leven van mensen met OI te ondersteunen en een kans om over onze eigen rol bij het ondersteunen van dit doel te leren en ons te verbeteren.